Comment gérer les impressions en télétravail ?

Avec le télétravail, l'organisation des impressions à domicile devient un enjeu majeur pour les entreprises et leurs employés. Imprimer depuis son domicile pose de nombreux défis, comme la gestion des coûts, la sécurité des données, et l'accès aux ressources adéquates. Comment optimiser l'impression à distance tout en assurant une bonne productivité ? C'est la question à laquelle nous allons répondre dans cet article.

Les défis de l'impression en télétravail

Les questions des impressions à domicile ou à distance pose de nombreux enjeux pour les professionnels et les particuliers qu'il ne faut pas négliger. Voici les aléas auxquels peut être confrontés les travailleurs nomades lors d'impression de documents. 

Les coûts d’impression à domicile

Les impressions à domicile peuvent rapidement devenir coûteuses pour les employés, notamment en ce qui concerne l’achat de cartouches, de papier et la maintenance des imprimantes. Les entreprises doivent aussi penser à couvrir ces frais ou proposer des solutions pour les minimiser.

La sécurité des données

L'impression de documents professionnels à domicile peut poser des problèmes de confidentialité. Les informations sensibles circulent hors du cadre sécurisé de l'entreprise, augmentant le risque de fuite de données. Des solutions adaptées sont nécessaires pour protéger ces informations.

L'accès limité aux ressources

Les imprimantes personnelles ne disposent souvent pas des fonctionnalités avancées des modèles professionnels. L'absence de scanners performants ou de capacités d'impression en grand volume peut ralentir le travail. Trouver des alternatives est indispensable pour garantir la continuité des activités.

Le manque de support technique

Les problèmes d'impression peuvent s'accumuler sans une assistance technique dédiée. Les employés rencontrent souvent des difficultés pour configurer ou dépanner leurs équipements à distance. Des solutions de support adaptées doivent être envisagées pour éviter les interruptions.

Les solutions pour gérer les impressions à distance

Heureusement, il existe plus solutions pour une gestion fluide et efficace pour la gestion des impressions sans fil, dont le cloud printing, depuis en plus prisé dans les environnements de travail hybrides. Nous vous les détaillons dans les lignes suivantes. 

Les solutions d’impression cloud

Les solutions d’impression cloud, comme Microsoft Universal Print, UniFLOW Online ou Papercut permettent d'imprimer depuis n'importe quel appareil connecté. Ces outils offrent une flexibilité et une simplicité d'utilisation qui facilitent l'impression à distance.

Leurs avantages :

• L'accès à l'impression depuis différents appareils.

• La configuration facile et rapide.

• L'impression possible même en déplacement.

Les applications mobiles 

Certaines applications permettent d'imprimer directement depuis un smartphone ou une tablette. Elles sont particulièrement utiles pour les télétravailleurs en déplacement ou ne disposant pas d'ordinateur fixe.

Exemples d'applications populaires :

• PrintShare : compatible avec de nombreuses imprimantes.

• HP Smart : pour les imprimantes HP avec des fonctionnalités avancées.

• Brother iPrint&Scan : idéale pour les imprimantes Brother.

Les imprimantes partagées et VPN

Pour les équipes travaillant à distance, le partage d'imprimantes via un réseau sécurisé est une option. En configurant un accès VPN, il est possible d’utiliser les imprimantes de l’entreprise tout en restant à domicile. Cette solution permet de sécuriser les impressions et de faciliter la gestion des ressources.

La sécurisation des impressions

La sécurité des impressions peut être renforcée grâce à des protocoles de chiffrement, l'authentification à deux facteurs, ou encore la suppression automatique des documents après impression. Ces mesures garantissent que les documents imprimés ne tombent pas entre de mauvaises mains.

Stratégies pour réduire les coûts d’impression

Il existe plusieurs solutions pour réduire son budget d'impression lorsque l'on est amené à réaliser des tirages de documents chez soi. Parmi ces solution, on compte peut compter : 

Le remboursement des frais d'impression

Les entreprises peuvent choisir de rembourser les frais d’impression des employés, que ce soit par un forfait mensuel ou sur présentation des reçus. Cela permet de compenser les dépenses engagées et de maintenir la motivation des équipes.

L'utilisation d’imprimantes multifonctions personnelles

Proposer aux employés des imprimantes multifonctions compactes et économiques est une alternative intéressante. Ces appareils offrent des fonctionnalités variées (impression, scan, copie) tout en réduisant les coûts.

L'optimisation des consommables

Utiliser des cartouches compatibles, opter pour du papier recyclé ou activer l'impression recto verso sont autant de moyens simples pour réduire les coûts d’impression au quotidien.

Bonnes pratiques pour une gestion des impressions en télétravail

Vous êtes habitué à faire du télétravail et ignorez comment optimiser la gestion de vos impressions professionnelles. Ces quelques pistes devraient vous aiguiller.

Définir une politique d’impression claire

Établir des règles claires pour l'impression à domicile permet d'éviter les abus. Limiter les impressions non essentielles et encourager les alternatives numériques sont des mesures qui peuvent être mises en place.

Encourager la numérisation des documents

La signature électronique, le partage de documents via des plateformes cloud, ou encore l’utilisation d’outils de gestion documentaire sont des alternatives efficaces à l’impression. Elles permettent de réduire la consommation de papier et de faciliter le travail collaboratif.

Sensibiliser les employés

Former les employés sur les bonnes pratiques d'impression, les outils disponibles, et les avantages de la numérisation est indispensable pour une gestion efficace des impressions en télétravail. Cela permet également de sensibiliser à l’impact écologique et économique des impressions.

Conclusion

Gérer les impressions en télétravail demande une adaptation des pratiques et des outils. Des solutions technologiques existent pour faciliter cette transition. Les entreprises doivent également revoir leurs politiques de remboursement et sensibiliser leurs employés. En adoptant les bonnes pratiques, il est possible de concilier efficacité et maîtrise des coûts.

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