Dématérialisation et gestion de documents Canon & Iris

Les imprimantes multifonction professionnelles qui sont en location via le site permettent aux entreprises de gérer l’ensemble des documents professionnels, en version imprimée ou en version scannée. Les fabricants ont conçu des logiciels pour rendre cette gestion documentaire plus facile et rendre le flux plus fluide pour répondre aux exigences des métiers.

Canon a mis en place notamment une série de logiciels appelée IRIS Solutions, qui a vocation à accélérer la transformation numérique des entreprises, et offrir une automatisation de certaines tâches prenantes.

Ces logiciels peuvent être intégrés sur des photocopieurs Canon multifonction récents. Ils peuvent être pris séparément ou en pack selon le besoin de votre entreprise et votre processus métier.

Notre liste ci-dessous n’est pas exhaustive, et plusieurs versions et déclinaisons existent pour chaque type de logiciel, mais elle permet de donner une vision d’ensemble sur ce qu’une imprimante multifonction est capable de vous apporter en matière de dématérialisation et de traitement de données.

I.R.I.S. Solutions

Iris document

Iris document permet de compresser et convertir les documents scannés sans perdre la qualité de l’image et du rendu du fichier. Il est utilisé notamment par les entreprises en phase de transformation digitale, et qui ont un lot de document à sauvegarder en version numérique.

Iris document permet à des entreprises de numériser l’ensemble de ses documents et de les sauvegarder sans contraintes d’espace et de qualité de rendu en compressant le plus possible les fichiers.

Exemple d’utilisateur : Les entreprises dans le domaine juridique, administratif, les agences immobilières, les archives, le service RH.

Complété avec un logiciel faisant reconnaissance de caractère comme Iris Powerscan, ce logiciel permet aux entreprises de rendre les fichiers scannés en lot en format exploitable et éditable.

IRISPowerscan

IrisPowerscan est un logiciel incluant la reconnaissance de caractère, et qui reconnaît les langues (137 langues). Il permet à des entreprises qui travaillent sur le plan international de produire rapidement des documents multilingues, pour une meilleure gestion de contenu.

Les TPE et PME qui ont longtemps fonctionné de manière simple et classique avec des classeurs par client et des fichiers Excel ou Ciel, ou encore un petit CRM non couplé, et qui souhaitent améliorer leur système d’information et leur gestion de données peuvent aussi avoir recours à ce logiciel. Il est évident que les applications métiers proposées aujourd’hui sur le marché permettent d’agir sur de nouveaux enregistrements mais ne permettent pas souvent de reprendre également les éléments existants non numérisés. Le temps de travail des salariés n'est pas illimités pour pouvoir faire de la saisie massive de données pour une sauvegarde, et c’est dans ce sens que ce logiciel Iris Powerscan, et les photocopieurs Canon multifonction sont les alliés de ces entreprises.

En somme ce logiciel vous permet donc d’accélérer votre vitesse de numérisation et de traitement de données pour une transition numérique maîtrisée et optimisée.

Exemple d’utilisation : transformer des livres et ouvrages en version numérique, décliner les plaquettes et documentations commerciales et administratives en plusieurs langues.

IRISXtract

IrisXtract est un logiciel qui inclut la reconnaissance de caractère, le classement de document par catégorie, et un interfaçage avec votre logiciel métier (ERP/CRM/logiciel de facturation…) pour vous permettre d’accélérer votre processus et rendre les flux de documents et pièces administratives et commerciales plus fluides. Cette technologie permet d’amener une automatisation de certaines tâches dans votre processus.

Si votre entreprise a décidé de passer vers le numérique, les fournisseurs et le rouage de votre écosystème font que vous recevez quand même vos factures en version imprimée, ainsi que vos contrats, les cartes de visite, et d’autres pièces en fonction de votre domaine d’activité. Pour bien accompagner ce passage et vous permettre de sauvegarder ces données, de les classer dans les bons outils, les rendre accessibles et exploitables par la suite, Canon vous propose IrisXtract. Couplé avec un système de Cloud, cet outil vous permet en plus d’accéder à vos documents n’importe où.

Exemple d’utilisation : Mise à jour des bases de données clientèles pour l’équipe commerciale et marketing, facturation et traitement de la comptabilité pour la partie finance, gestion des contrats et des correspondances juridiques et administratives.

Information technique sur ces logiciels

Iris Solutions a besoin de s’interfacer sur une imprimante multifonction où le pilote Twain est installé, notamment les versions 1.9 et ultérieures.

Du côté ordinateur, les environnements basés sur du Windows Server 2012, Windows 8 (32 and 64 bit), Windows 8.1, Windows 10 et ultérieures sont adaptés à ces solutions, ainsi que l’environnement de Macintosh (Mac OS version 10 et 11 et ultérieures). D’autres technologies peuvent être nécessaires pour que le logiciel fonctionne correctement sur un ordinateur Mac.

Vous êtes intéressé par ces solutions ?

Nos conseillers sont disponibles pour répondre à vos questions sur les photocopieurs Canon multifonction via le tchat ou par mail : service-client@deb-shop.fr