Location de photocopieuse : quelle durée choisir ?

Pourquoi choisir la location d'une photocopieuse ?

La location d’une photocopieuse offre de nombreux avantages pour les petites structures comme pour les grandes entreprises. Elle permet de bénéficier d’un équipement performant sans supporter le coût élevé de l’achat, tout en offrant une grande flexibilité face aux évolutions technologiques.

Un investissement initial réduit : Louer une photocopieur évite un investissement important. Par exemple, une entreprise peut obtenir un modèle de qualité pour 50 à 100 € par mois au lieu de dépenser plusieurs milliers d’euros, un atout majeur pour les PME et start-ups souhaitant préserver leur trésorerie.

L'accès aux dernières technologies : À chaque renouvellement de contrat, généralement tous les 3 à 5 ans, il est possible d’obtenir un équipement à la pointe, avec des innovations telles que la numérisation intelligente ou l’impression sécurisée, sans se soucier de l’obsolescence.

La flexibilité financière : Les paiements mensuels fixes facilitent la gestion budgétaire et sont déductibles en charges d’exploitation, réduisant ainsi la base fiscale. De plus, les contrats peuvent être ajustés en fonction de l’évolution de l’entreprise.

Les offres de maintenance : La plupart des contrats sont accompagnés d'offres de maintenance, couvrant les réparations et les pannes, évitant ainsi des coûts imprévus et des interruptions de service.

L'adaptatilité des contrats : La location permet d’ajuster le parc d’impression selon les besoins en volume ou en fonctionnalités, idéal pour les entreprises en expansion ou ayant des besoins temporaires.

La location d'une imprimante professionnelle est une option intéressante pour les entreprises avec un budget limité ou des besoins temporaires, leur permettant de profiter des technologies modernes tout en évitant des engagements financiers importants.

Durée de location : court terme ou long terme ?

Le choix de la durée de location dépend de vos besoins, de votre budget et de la prévisibilité de votre activité. Chaque option a ses avantages et inconvénients.

La location courte durée : 1 à 12 mois

Idéale pour des besoins temporaires comme les salons ou les chantiers, elle offre une flexibilité maximale avec des contrats ajustables à la journée, à la semaine ou au mois, comme certains prestataires peuvent le proposer. Elle permet de répondre rapidement sans engagement prolongé. Cependant, les mensualités sont plus élevées et le choix de fonctionnalités peut être limité.

La location moyenne durée : 12 à 36 mois

Adaptée aux entreprises ayant des besoins stables mais évolutifs, elle convient aux projets spécifiques ou aux périodes de transition. Elle représente un bon compromis entre coût et flexibilité, avec des mensualités plus abordables que les contrats courts et la possibilité de renouveler l’équipement en fin de contrat. Toutefois, elle peut manquer de flexibilité en cas de besoins changeants.

La location longue durée : 36 à 60 mois

Idéale pour les grandes structures ou les PME avec un volume d’impression stable, elle permet de réduire les mensualités et de mieux gérer le budget. Cependant, l’engagement prolongé limite la flexibilité en cas de changement de besoins, avec un risque d’obsolescence technologique avant la fin du contrat.

Choisir la bonne durée de location vous permettra de maîtriser vos coûts tout en répondant à vos exigences spécifiques.

Les coûts cachés à prendre en compte

Lorsque vous signez un contrat de location de photocopieuse, il est crucial de prendre en compte les coûts additionnels et certaines clauses spécifiques qui peuvent entraîner des dépenses imprévues. Voici les principaux points à surveiller :

Le coût des consommables : Le contrat inclut souvent l’appareil et la maintenance, mais rarement le papier, le toner ou les tambours. Ces coûts peuvent s'accumuler rapidement. Vérifiez ce qui est inclus et estimez votre consommation pour éviter les dépenses surprises.

La maintenance et les réparations : Assurez-vous que le contrat couvre toutes les interventions et pièces nécessaires. Un délai d’intervention trop long peut nuire à votre productivité. Vérifiez les services inclus et les frais éventuels pour les réparations non couvertes.

Les frais de résiliation anticipée : Les frais de résiliation peuvent être élevés si vous devez mettre fin au contrat avant terme. Examinez les conditions de résiliation, les pénalités et les options de transfert de contrat.

L'évolutivité des tarifs : Certaines clauses prévoient des augmentations de prix en cas de prolongation. Vérifiez les conditions de révision tarifaire et négociez pour éviter des hausses imprévues.

L'installation, la connexion et la formation : Ces services ne sont pas toujours inclus et peuvent coûter entre 100 et 300 € pour l’installation, avec des frais supplémentaires pour la formation. Prévoyez ces coûts, surtout pour les configurations spécifiques.

Vérifiez tous ces détails pour éviter des pièges faciles.

Quel type de contrat convient à votre entreprise ?

Le choix du contrat de location d’une photocopieuse doit se baser sur plusieurs critères spécifiques à votre entreprise.

Quel est le volume d’impression prévu ?

Si votre entreprise imprime peu, une location courte est idéale. Cela permet d’ajuster l’équipement sans engagement long, parfait pour les petites structures ou les besoins ponctuels. En revanche, pour un volume élevé, un contrat de longue durée est recommandé. Il réduit les coûts mensuels et garantit un équipement robuste, adapté à une utilisation intensive.

Quelle est votre capacité financière ?

Un budget limité peut justifier un contrat flexible, permettant de maîtriser les dépenses sans immobiliser beaucoup de capital, idéal pour les start-ups. Si votre budget est stable, un contrat long terme est préférable. Il offre des mensualités réduites et des machines performantes avec une maintenance complète, parfait pour les entreprises établies.

Avez-vous besoin d’une imprimante simple ou multifonction ?

Pour des besoins basiques, un contrat court permet de tester l’imprimante avant de s’engager sur le long terme. Si vous avez besoin d’une solution multifonction avec des fonctionnalités avancées comme la numérisation ou la gestion de documents, un contrat long est mieux adapté pour amortir le coût sur une longue période.

En évaluant ces critères, vous pourrez choisir la durée de contrat la plus adaptée à vos besoins d’impression, votre budget et les fonctionnalités recherchées.

DEB SHOP : votre partenaire pour la location de photocopieuse 

Choisir la durée de location d'une photocopieuse est une décision importante. Prenez le temps d’évaluer vos besoins actuels et futurs, et n’hésitez pas à comparer plusieurs offres. Une location bien choisie peut optimiser votre productivité et réduire vos coûts.

Chez DEB SHOP, nous vous proposons deux types de contrat de location :

• Un contrat de location à court terme : 36 mois (3 ans), idéal pour les entreprises avec des besoins temporaires ou prévoyant des changements technologiques rapides.

• Un contrat de location à long terme : 60 mois (5 ans), parfait pour les entreprises souhaitant stabiliser leurs coûts et éviter les mises à jour fréquentes du matériel.

Prêt à franchir le pas ? Contactez-nous au 01.46.82.56.37 pour des conseils personnalisés et un devis adapté à vos besoins.