Maîtriser votre impression c’est maîtriser le coût et l’impact environnemental

Vous avez surement déjà lu les études autour de l’impact environnemental dû à l’utilisation du papier, et également le coût caché que cela représente pour l’entreprise et dont on ne se rend pas toujours compte. L' impact environnemental et le coûts cachés sont des sources d'inquiétude légitimes.

L’entreprise a intérêt à maîtriser son impression de documents. Les grands fabricants de photocopieur multifonction professionnel que sont Ricoh, Sharp et Canon, les producteurs de papier proposent actuellement des solutions pour permettre aux entreprises de réduire leur coût, et de limiter l’impact environnemental dans l’utilisation de leur matériel.

Dans cet article, nous vous apportons quelques éléments importants qui peuvent vous aider à maîtriser votre impression de document dans votre entreprise, faire une meilleur utilisation de votre imprimante multifonction Canon, Ricoh ou Sharp.

Sommaire

1. Fixer un quota d’impression pour l’ensemble de l’équipe
2. Choisir des imprimantes qui se mettent en veille automatiquement et qui consomment moins en énergie
3. La fonction numérisation peut être une alternative à l’impression
4. Collaborez avec votre prestataire pour le recyclage des toners
5. Pensez à donner une seconde vie à votre imprimante
6. Eviter des pannes occasionnées par votre utilisation

Un quota d'impression pour l'ensemble de l'équipe

Ça parait tellement simple, mais s’y mettre réellement vous aide à maîtriser de façon drastique le coût. Pour y arriver, nous vous recommandons de revoir au sein de votre organisation les documents réellement importants et dont la version imprimée est obligatoire : certains contrats, certains papiers administratifs, certains documents commerciaux, les éléments techniques de votre projet à emmener sur le terrain, les notes de services, les maquettes à commenter, certains rapports … Pour ce faire, vous pouvez procéder en listant les documents au quotidien et en hiérarchisant le niveau d’importance pour pouvoir les classer. Par la suite, définissez lequel de ces documents est imprimable en noir et blanc, et lequel doit être absolument en couleur. Oui, le coût de l’encre couleur est plus cher à l’entreprise que le coût du toner noir, qu’il soit acheté directement aux distributeurs de toner ou qu’il soit fourni par l’entreprise prestataire.

En fonction de vos données, vous fixerez le nombre d’impressions possible par fonction et/ou par équipe dans votre organisation.

Imprimantes multifonctions Canon, Ricoh ou Sharp

Concrètement, sur les imprimantes multifonction Canon, Ricoh ou Sharp, vous avez la possibilité de créer des comptes utilisateurs, de fixer des quotas par compte, et de suivre par la suite le compteur. En fonction de l’utilisation, vous pouvez réajuster au fur et à mesure les quotas. Si nécessaire, des outils payants aussi vous permettent de définir les quotas en installant ceci sur l’ordinateur directement et en le couplant avec votre outil de monitoring de parc informatique en interne.

Quand vous copiez des documents en plusieurs exemplaires, vous avez une fonction « épreuve » qui permet de réduire les erreurs d’impression et de ne pas gaspiller. Le quota d’impression étant limité, votre équipe doit adapter son utilisation : valider la version finale avant de faire les copies multiples.

Vous avez également la possibilité d’imprimer plusieurs pages sur une feuille A4, notamment pour les slides, rapport ou autres, pensez à réduire le format pour éviter de gaspiller le papier, et réduire vos coûts en nombre de copies.

Vous pouvez aussi définir la qualité de l’impression, pensez à réduire le niveau quand vous imprimez des documents où il n’est pas important d’avoir une qualité maximale de l’image. Vous pouvez pré-enregistrer des formats d’impression sur votre imprimante multifonction et y avoir recours facilement lors de vos travaux d’impression. Exploitez les fonctions raccourcis de votre imprimante afin de permettre à votre équipe d’accélérer la production de document, et de standardiser les formats selon l’exigence du document.

Sachez que si votre imprimante multifonction laser est sensée réaliser 3 millions de copies selon le fabricant, elle est sensée techniquement tenir pour 15 ans. Donc moins vous faites de copies, moins vous utilisez le cœur de l’imprimante et l’ensemble des pièces, et plus longtemps vous le garderez dans le futur.

Choisir des imprimantes moins énergivores et avec mise en veille automatique

La consommation électrique de l’imprimante est toujours indiquée sur la fiche technique du produit en question (Vous trouverez une indice TEC). Pensez à prendre celui qui est plus faible même si la différence reste minime entre les gammes de façon générale. En accumulant des appareils à faibles consommation énergétique dans votre entreprise, vous aurez une différence significative dans l’ensemble. Sur certaines gammes, la consommation énergétique en haute production et en veille est indiquée, si votre imprimante n’est pas en production permanente, cette consommation énergétique en cas de veille est donc très importante, car moins elle est élevée, mieux vous réduisez votre impact environnemental.

Une faible consommation énergétique

Les imprimantes multifonctions à faible consommation énergétique peuvent mettre plus de temps à s’activer après une mise en veille, ou encore au démarrage, ou pour le lancement d’une impression, essayez de prendre celui qui vous permet une réactivité optimale. En plus de réduire les coûts, vous trouverez aussi une aisance dans l’utilisation.

Le nombre de page par minute en impression possible par le photocopieur déterminera aussi combien d’heures par jour votre imprimante multifonction laser serait en activité, plus vite il traitera les documents, plus vite il revient en économie d’énergie lors de la mise en veille prolongée.

Si vous imprimez en grand volume en raison de votre métier, il est parfois plus avantageux de mettre deux photocopieurs professionnels en tandem que de prendre une imprimante à grande charge permanente. Calculez bien la différence pendant la phase de définition de votre besoin.

Numériser peut être une alternative à l’impression

Tout numériser n’est pas possible, nous l’avons bien compris dans la première partie, mais il est tout à fait possible de se passer de l’impression sur certains documents. Dans votre liste de documents urgents et prioritaires, vous pouvez passer en version numérique ceux qui sont classés en urgence et importance moyenne.

Ce qui est intéressant dans les photocopieurs professionnels multifonction laser, c’est que la fonction scan est dotée d’option très avancée comme l’OCR pour la reconnaissance de caractères et le classement des données, la possibilité de les avoir disponibles partout grâce à un serveur sur cloud, et de l’avoir éditable pour des signatures et autres. Cette possibilité d’exploitation du fichier derrière rend la version numérique beaucoup plus intéressante qu’une version imprimée dans certaine mesure.

Collaborez avec votre prestataire pour le recyclage des toners

Les fabricants participent de plus en plus au recyclage des toners en Europe, vous pouvez penser à recycler les toners en les retournant à votre prestataire qui eux s’occupent de voir le recyclage auprès du fabricant ou des entités agréés par le fabricant pour recharger le toner.

Un toner peut être rechargé 5 ou 6 fois sans procédure de recyclage long avant d’être à recycler pour un autre usage du récipient.

Contrairement aux autres domaines de l’impression (packaging ou impression sur textile et autre), l’impression laser n’utilise pas encore de l’encre à base d’huile végétale. Le toner utilisé actuellement sur le marché est en forme de nanoparticule. Bien qu’il soit sous une forme irrécupérable une fois utilisé et que les recherches actuelles n’ont pas encore permis de récupérer la poudre après usage, souvent, il a une durée de vie longue, et il est utilisable même après la date de péremption.

Pensez à donner une seconde vie à votre imprimante

Pour une raison ou une autre, vous êtes amené à changer votre imprimante et la faire évoluer, et ceci est tout à fait justifié et justifiable car les nouveaux modèles offrent souvent des fonctionnalités vous permettant de mieux gérer votre production en interne. Cela dit, votre photocopieur multifonction actuel peut toujours servir aux entreprises qui ont des besoins moins pointilleux que les vôtres, et également pour récupérer les pièces. Vous pouvez collaborer avec votre prestataire afin de reconditionner le matériel et le donner une seconde vie. Cela vous permet d’abaisser légèrement le coût d’acquisition de votre second photocopieur professionnel chez votre fournisseur.

Eviter des pannes occasionnées par votre utilisation

On ne se rend pas toujours compte, mais en évitant des pannes fréquentes, on évite un surcoût et on maîtrise encore mieux tous les coûts liés à l’impression, mais aussi notre empreinte en évitant de faire déplacer souvent les techniciens en urgence. Le temps consacré dans la gestion du parc s’il est géré en interne est un coût à prendre en compte également.

Imprimante multifonction professionnelle :  un appareil costaud

Il est d'abord conçu pour supporter des charges de production élevées mais il ne supporte pas une mauvaise manipulation fréquente. A part l’humidité dont nous vous rappelons formellement la prohibition, il est aussi important d’être au rythme du photocopieur professionnel et ne pas forcer ou cour-circuiter son processus de production. Vous pouvez voir ici quelques recommandations pour éviter des pannes. Des fonctions sont proposées par les photocopieurs pour arrêter convenablement des travaux en cours de production, renseignez vous sur le guide d’utilisateur de votre photocopieur avant de réaliser des manipulations spécifiques. Pour plus de facilité, nous vous recommandons de partager le guide utilisateur aux utilisateurs principaux de votre appareil. Il est également possible de créer des raccourcis comme dis précédemment pour permettre aux utilisateurs de ne plus devoir configurer les paramétrages pour des travaux spécifiques et d’éviter des erreurs de manipulation. Si vous avez un nombre conséquent d’utilisateur, pensez à afficher ou à laisser la documentation auprès de votre imprimante, et d’avoir un référent en interne pour un meilleur usage de votre appareil.

Monitorer votre parc d’impression en interne peut aussi vous permettre de faire des actions préventives et de suivre le rythme recommandé pour votre appareil. Des outils en licence libre pour la gestion de parc d’imprimante en interne et des outils de fabricants qui sont payants sont proposés sur le marché pour ce faire.

Ces six éléments vous aident à maîtriser mieux votre parc d’imprimante et de maîtriser les coûts liés à l’impression, mais aussi de répondre aux contraintes de vos projets collectifs pour un respect de l’environnement.