3 applications de numérisation de documents professionnels à découvrir

Il existe de nombreuses applications de numérisation de documents sur le marché. Parmi eux, on compte, bien évidemment, ceux des fabricants de matériels d'impression et de numérisation à l'image de Sharp, Canon et Ricoh (dont DEB SHOP est un fournisseur agréé). Les trois poids lourds du marché des imprimantes multifonction ont chacun conçus des outils favorisant la numérisation de documents, notamment pour les professionnels. Ces outils permettent non seulement de scanner des documents mais aussi de le convertir en divers formats, de les traiter et les archiver. Tour d'horizon des meilleures applications.

Sharpdesk : Numériser en toute efficacité avec les photocopieurs Sharp

Sharpdesk est un logiciel développé par la marque Sharp. Il a été conçu pour permettre aux entreprises de gérer, organiser et partager efficacement des documents numériques. Sharpdesk peut traiter divers types de fichiers, notamment des images, des PDF, des documents Word et des feuilles de calcul Excel.

L'application de gestion de documents propose les fonctionnalités suivantes :

• L'organisation des documents : Les utilisateurs peuvent classer les fichiers en fonction de leur nom, de la date de modification et d'autres caractéristiques.
• La recherche de documents : Sharpdesk dispose d'une fonction de recherche qui permet aux utilisateurs de rechercher des documents en utilisant divers critères.
• Le partage de documents : Les utilisateurs peuvent facilement partager des documents avec d'autres utilisateurs en les envoyant par e-mail ou en les téléchargeant depuis un navigateur web.
• La conversion de documents : L'outil peut convertir les fichiers de différents formats en format PDF pour une meilleure compatibilité et une meilleure sécurité.

Très utile pour réaliser des travaux de numérisation, Sharpdesk se démarque également par son interface utilisateur ergonomique, intuitive et simple à utiliser. Pas besoin d'être un expert pour manier le logiciel. À cet atout s'ajoute la flexibilité de l'application, grâce à quoi il est possible de gérer de multiples formats de fichiers. Cela en fait un outil utile pour les entreprises de différents secteurs. On apprécie également ses fonctionnalités de recherche avancée, qui permet de retrouver ses fichiers numérisés sans difficulté. De quoi gagner du temps et accroître sa productivité au travail. 

En revanche, Sharpdesk a un coût assez onéreux, qui limite son accessibilité aux petites entreprises et celles disposant de budget réduit. Pour les néophytes et les moins doués en informatique, l'outil peut s'avérer difficile à prendre en main. Enfin, vous ne pourrez pas utiliser Sharpdesk si vous n'avez pas à votre portée un photocopieur de la marque. Ce défaut de compatibilité peut refroidir certaines entreprises. Autrement, Sharpdesk est un outil puissant pour la gestion de tous vos documents professionnels. 

Smart Device Connector : Gérez tous vos travaux avec cette application de Ricoh

Smart Device Connector de Ricoh est une solution de gestion de documents pour les entreprises qui vise à simplifier la gestion de leurs activités d'impression, de numérisation et de suivi des imprimantes. L'application a été créée pour aider les entreprises à mieux contrôler leur environnement d'impression, à améliorer leur productivité et à réduire les coûts d'impression.

Smart Device Connector offre les fonctionnalités suivantes : 

• Une connexion directe et intelligente entre smartphone et MFP. 
• La configuration et la gestion à distance des paramètres de numérisation.
• La gestion des coûts d'impression pour un meilleur suivi budgétaire.
• L'impression, la numérisation et le partage de documents en toute simplicité

À cela s'ajoutent l'importation et la gestion centralisée des paramètres d'impression pour plusieurs périphériques d'impression. 

Disponible sur iOS et Android, Smart Device Connector compte de nombreux avantages. Parmi eux, on démonbre évidemment une amélioration de la productivité, une réduction importante des frais d'impression et un suivi en temps réel des travaux d'impression et de numérisation. 

À côté Smart Device Connector partage le même défaut que Sharpdesk, c'est-à-dire qu'il n'est utilisable que si vous disposez d'une imprimante multifonction Ricoh. Sa configuration peut s'avérer difficile pour les utilisateurs non avisés. 

IRISPowerscan : Pour scanner rapidement avec des MFP Canon

IRISPowerscan est une application de numérisation développée par Canon pour les entreprises. Il s'agit d'une solution logicielle de gestion de documents conçue pour aider les entreprises à numériser, classer, stocker et partager leurs documents papier de manière efficace. L'application permet en effet de numériser des documents en couleur ou en noir et blanc et de les enregistrer dans différents formats, tels que PDF, TIFF ou JPEG. En termes de fonctionnalités, IRISPowerscan propose: 

• Des options de numérisation en couleur
• Un traitement d'image avancé
• Une numérisation directe vers un système de gestion de documents 
• Des fonctionnalités de reconnaissance optique de caractères (OCR) pour extraire du texte à partir de documents numérisés

IRISPowerscan se démarque par sa facilité de prise en main, sa flexibilité ainsi que sa fiabilité. On apprécie également ses fonctionnalités qui permettent de numériser, capturer, trier, indexer et exporter ses documents professionnels dans un format entièrement consultable, en toute facilité et deux fois plus rapidement.

Mais parmi ses défauts, on compte des coûts supplémentaires pour l'intégration à un système de gestion de documents, ainsi qu'une certaine complexité pour les utilisateurs débutants. L'outil montre également une compatibilité limitée avec certains systèmes d'exploitation. Il peut également y avoir des problèmes de compatibilité avec certains produits plus anciens.