Modernisez votre entreprise avec la Gestion Électronique de documents (GED)

Aujourd'hui, la gestion électronique des documents (GED) occupe une place importante dans l’organisation des entreprises. Mais quel est donc ce processus adopté de plus en plus par les professionnels et ses avantages ? C’est à répondre à ces questions que nous nous attacherons dans cet article, en montrant comment la GED peut améliorer les processus en entreprise, notamment grâce à certains outils et aux systèmes connexes tels que la dématérialisation des documents, l’archivage numérique et le traitement des données.

Qu'est-ce que la GED ?

La gestion électronique des documents (GED) est une méthode et une technologie qui permet aux entreprises de stocker, trouver, modifier et partager leurs fichiers numériques de manière efficace et sécurisée. De nombreuses entreprises utilisent cette technologie pour améliorer leurs processus et accélérer leur prise de décisions.

Comment la GED peut-elle améliorer les processus d'une entreprise ?

Les documents électroniques sont une partie importante du travail d'une entreprise. En utilisant une solution GED, un processus documentaire peut être mis en place. Cela permet aux entreprises de gérer plus facilement leurs documents. Par exemple, un système GED peut aider une entreprise à créer un workflow plus fluide pour l'envoi, la réception et le traitement des documents. Il peut également aider à gérer les données et à rechercher des informations précises plus simplement. Enfin, l'utilisation d'un système GED peut aussi contribuer à réduire le temps et les coûts nécessaires pour les processus documentaires.

Comment implanter une solution GED efficace dans une entreprise ?

L'implantation d'une solution GED efficace commence par l'identification des besoins spécifiques de l'entreprise. Une fois les besoins connus, le choix d'une solution adaptée doit être réalisé en fonction de la taille de l'entreprise et du type de documents à organiser. Une fois la plateforme choisie, le processus peut commencer avec la mise en place d'un flux documentaire interne/externe, ce qui permet aux entreprises d'implémenter des processus documentaires améliorés. Des processus de traitement automatisés peuvent aussi être mis en place pour améliorer encore la productivité et le temps consacrés au traitement des données.

Quels sont les logiciels pour une GED en entreprise ?

Il existe pplusieurs logiciels de GED disponibles sur le marché pour les entreprises. Certains des plus populaires sont Alfresco, DocuWare, SharePoint, Nuxeo, Laserfiche, et M-Files. Chacun de ces logiciels offre différentes fonctionnalités et avantages pour la gestion documentaire. Pour les logiciels cloud, on peut citer Google Drive, Microsoft OneDrive, Dropbox, Box, Citrix ShareFile, etc. Quant aux logiciels de fabricants d'imprimantes multifonctions, les exemples incluent HP Records Manager, Canon Therefore, Uniflow, Xerox DocuShare, Konica Minolta Document Navigator, Ricoh Docs, etc.

Les avantages associés à l'utilisation d'une solution GED

L'utilisation d'un système GED présente plusieurs avantages pour les entreprises et leurs employés. La dématérialisation des documents permet aux entreprises de réduire considérablement leur papier et d'améliorer leurs processus documentaires. Les systèmes permettent aussi aux entreprises d'augmenter la collaboration entre les employés grâce à un partage sûr des documents et fichiers numériques.

De plus, la gestion documentaire permet aux entreprises de gagner du temps et de l'argent grâce à l'automatisation des processus et à la recherche plus rapide des informations. L'archivage numérique rend également l’organisation des documents plus facile et permet aux entreprises de retrouver rapidement les informations récentes ou anciennes dont elles ont besoin.

En somme, choisir la GED, c'est opter pour :

La réduction des espaces de stockage : la GED permet de stocker les documents électroniquement, ce qui peut réduire considérablement l'espace de stockage physique nécessaire pour les dossiers papier.

Une accessibilité et une productivité accrues : les documents stockés électroniquement sont facilement accessibles à partir de n'importe quel appareil connecté à Internet, ce qui permet aux utilisateurs autorisés d'accéder aux informations dont ils ont besoin de n'importe où et à tout moment.

Un renforcement de la sécurité des données professionnelles : les systèmes de GED offrent des niveaux élevés de sécurité pour les documents stockés électroniquement, ce qui peut réduire les risques de perte, de vol ou de destruction de documents importants.

Un gain d'efficacité : la GED peut automatiser de nombreux processus de gestion de documents, ce qui peut réduire les erreurs et les temps de traitement, et améliorer l'efficacité globale de l'organisation.

Une réduction importante des coûts : la GED peut aider à réduire les coûts liés à l'impression, au stockage, au transport et à la gestion des documents papier, ce qui peut conduire à une réduction des coûts globaux de l'entreprise.

Le respect de la conformité réglementaire : la GED peut aider les entreprises à respecter les exigences légales et réglementaires en matière de conservation des documents, en garantissant la conservation des documents conformément aux normes légales applicables.

Pour finir, dernier avantage et pas des moindres, la GED, c’est surtout moins d’impression de documents papier, et donc un impact environnemental quasi inexistant. Choisir la GED, c’est préserver l’environnement des déchets liés aux impressions papier.

Les inconvénients à adopter un système de GED

Bien que la Gestion Électronique des Documents (GED) offre de nombreux avantages, il y a aussi quelques inconvénients potentiels à prendre en compte, notamment :

Des coûts initiaux importants : la mise en place d'un système de GED peut être coûteuse en raison de l'achat de logiciels, de matériel, de formation et de la mise en œuvre.

Des formations à prévoir et une adoption lente : la mise en place d'un système de GED nécessite une formation pour les utilisateurs afin qu'ils puissent apprendre à utiliser le système efficacement. De plus, certains utilisateurs peuvent être réticents à adopter un nouveau système de gestion des documents, ce qui peut nécessiter un effort supplémentaire pour les convaincre.

Des risques de sécurité : bien que la GED puisse offrir une sécurité accrue pour les documents stockés électroniquement, il existe toujours des risques de violation de la sécurité, tels que le piratage informatique, les virus et les erreurs humaines.

Des risques de perte de documents : si les sauvegardes ne sont pas effectuées régulièrement ou si le système est mal configuré, il peut y avoir des risques de perte de documents importants.

Une potentielle dépendance technologique : la GED nécessite une infrastructure technologique pour fonctionner, ce qui peut rendre les entreprises dépendantes des technologies de l'information. Cela peut entraîner des coûts supplémentaires pour la maintenance et la mise à niveau des systèmes.

Une conformité aux normes réglementaire inadéquate : si le système de GED n'est pas mis en place correctement, il peut y avoir des risques de non-conformité aux normes légales et réglementaires, ce qui peut entraîner des sanctions financières et des conséquences juridiques pour l'entreprise.

Conclusion

La GED est un système qui peut aider les entreprises à améliorer leurs processus documentaires et à accroître leur productivité et leurs performances. Cet article vous explique ce qu'est la GED, comment elle peut améliorer les processus des entreprises, quels sont les outils et systèmes disponibles, comment elle peut être mise en place et quels sont les avantages associés. Les avantages principaux comprennent la dématérialisation des documents, l'archivage numérique, le traitement des données et les services à la clientèle qui auront un impact positif sur la productivité des entreprises et le coût du stockage des fichiers et documents.

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