Photocopieur professionnel : comment réduire ses coûts d’impression ?

Des contrats à imprimer, des factures à photocopier, des devis à numériser… Pour gérer leur flux de travail, toutes les entreprises réalisent leurs travaux de reprographie au moyen d’imprimantes ou de photocopieurs. Chaque année, des milliers de documents sont reproduits ou photocopiés dans un cadre professionnel pour des diverses utilisations.

Bien qu'elles soient essentielles à la bonne marche des activités de l'entreprise, force est d’admettre que ces impressions coûtent une certaine somme. En effet, entre l'encre, le papier à imprimer et les frais de maintenance, les coûts d’impressions représentent environ 3 % du chiffre d’affaires annuel d’une société : ce qui représente un budget conséquent pour une imprimante de bureau. C'est d'ailleurs la raison pour laquelle de nombreuses entreprises privilégient la location de photocopieur à l'achat.

Mais rassurez-vous, il existe des solutions efficaces pour réduire ces coûts, limiter les dépenses et perdre moins d'argent. Dans cet article, Locationphotocopieur.fr vous donne 5 conseils pour minimiser vos coûts d’impression.

1- Réduire son parc d’imprimantes

Il n’est pas rare que dans un bureau on retrouve deux voire plusieurs imprimantes professionnelles. C’est ce qu’on appelle un parc d’imprimantes. Si vous êtes de ceux qui disposent d’un parc de copieurs bien fourni dans leur entreprise, il peut être intéressant d’évaluer combien vous coûtent vos photocopieurs par mois. Pour cela, faites un audit afin d’avoir une estimation précise de vos dépenses et de vos charges. Ainsi, vous aurez ainsi une meilleure visibilité sur vos frais d’impression, notamment leur coût à la page. En fonction du résultat de l’audit, vous pourrez mettre en place un plan de réduction.

Notre conseil : Et si vous réduisiez le nombre d’imprimantes qui composent votre parc ? En passant par exemple de quatre à deux imprimantes, vos coûts seront, de facto, réduits de moitié. Cette mesure permet aussi de centraliser votre matériel d'impression, de consommer moins d’énergie électrique, et libérer l'espace occupé par les photocopieurs encombrants. D'un point de vue logistique, cette solution vous amènera à revoir l’organisation de votre environnement de travail, en simplifiant notamment les échanges documentaires entre vos collaborateurs. De quoi gagner en productivité !

2- Privilégier les impressions rectos versos

Pour économiser votre papier, il est recommandé de réaliser davantage d’impressions rectos versos. Regroupez les images ou textes que vous souhaitez imprimer ou photocopier sur un seul papier, plutôt que plusieurs, et vous économiserez vos feuilles. Pour une meilleure maîtrise de vos coûts et éviter le gaspillage de papier d'impression, c'est également une astuce à adopter.

Notre conseil : Une grande majorité des modèles récents d'imprimantes multifonctions sont équipés de chargeur de documents recto verso, simple ou double passe. Avec un photocopieur adapté, vous pourrez donc imprimer des documents de deux pages, sur une seule feuille ! Cette option vous aidera à baisser votre consommation papier de près de 50 % !

3- Imprimer en noir et blanc

Certes, il est plus “esthétique” ou "présentable" de réaliser des tirages couleurs, notamment lorsqu’il s’agit de documents officiels, mais le noir et blanc reste le type ou format d’impression le plus utilisé, et surtout le plus économique. De même, en termes de consommables, il faut savoir que l’autonomie d’une cartouche de toner noir est d’environ 40 000 copies, alors que pour les toners de couleur, elle est d’à peu près 24 000 copies. Les impressions en noir et blanc sont à ce titre bien plus avantageuses que les couleurs.

Notre conseil : Outre le paramétrage des impressions en couleur noir et blanc, vous pouvez également configurer votre photocopieur de façon à que les copies sortent en qualité inférieure ou en "mode brouillon". Ce mode d’impression est très rapide et n’affecte que très peu la qualité de vos tirages. Réservez vos impressions couleur et de haute qualité pour des documents importants.

4- Dématérialiser les documents

Toujours dans une optique de respect de l'environnement, de plus en plus d’entreprises font le choix de dématérialiser leurs documents. Cette démarche a pour but de numériser les documents, ce qui contribue à une baisse significative du nombre de feuilles imprimées. Qui dit dématérialisation, dit moins d'impressions, et donc moins de déchets. Et cette technique n'est pas sans avantages. Grâce la numérisation des documents et la gestion électronique des données, toute votre activité est centralisée sur un serveur, dans le réseau de votre entreprise. Grâce à ce système, vous pouvez gérer vos documents à distance, et réaliser tous vos travaux de numérisation, d’impression et de photocopie sans avoir à vous rapprocher du copieur de l'entreprise.

Notre conseil : Grâce à la dématérialisation, vos documents sont stockés sur un cloud en toute sécurité, et vous pouvez y accéder où vous voulez. Vous centralisez la gestion de vos données : du classement, à l'échange en passant par l'archivage. Plus besoin d’imprimer : vos documents étant digitalisés, vous n'avez presque plus de frais d'impression à payer.

5- Recycler vos feuilles imprimées

Alors que l’écologie est plus que jamais au centre des préoccupations, la question du recyclage des papiers revient souvent dans les débats. Vous avez une page imprimée seulement en recto ? Conservez-la. Vous pourrez imprimer un autre document sur la face vierge du papier ou le verso, et ainsi ne plus gaspiller de papier.

Notre conseil : Conservez les feuilles d’impressions qui servent à tester les performances d'impression des cartouches, couleur ou noir et blanc. La face blanche servira de support d'impression pour un autre texte ou une autre image.

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